Нормативные основы и общие положения

С 1 сентября 2026 года в соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ (редакция от 4.08.2026г.). Обязанность возникает единовременно, отдельного переходного периода не предусмотрено; с этой же даты в электронную форму переводятся заказ и заявка на перевозку. Общие положения об электронных перевозочных документах установлены статьёй 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

С указанной даты оформление перевозочных документов в электронной форме становится обязательным требованием. Документ, оформленный с нарушением установленной формы, несёт риск непринятия к учёту — с соответствующими последствиями по налогу на добавленную стоимость и налогу на прибыль.

Электронная форма установлена как основная: транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной, заказ и заявка — в виде электронного заказа или электронной заявки. Случаи оформления на бумажном носителе определяет Минтранс России (приказ от 01.06.2026 № 262). Федеральным законом от 04.08.2026 № 302-ФЗ уточнено, что и в этих случаях электронная форма не исключается — порядок приведён в пункте «В какой форме теперь оформляется транспортная накладная и обязательна ли бумага в случаях, определённых Минтрансом России?».

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, оператором которой выступает Министерство транспорта Российской Федерации. Система присваивает накладной уникальный идентификатор и хранит цепочку титулов. Сведения направляются в систему оператором ИС ЭПД по мере подписания участниками соответствующих этапов — приёма груза, приёмки, переадресовки, замены транспортного средства либо водителя.

Порядок обмена документами между участниками и направления сведений в ГИС ЭПД установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 21.05.2022 № 931; требования к информационным системам операторов и порядок передачи информации — постановлением Правительства Российской Федерации от 03.03.2022 № 281.

Это два самостоятельных контура обмена:

Наличие у организации настроенного обмена по УПД не означает готовности к обмену перевозочными документами: для ЭТрН требуется отдельное подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Одна и та же компания может выступать одновременно оператором ЭДО и оператором ИС ЭПД, однако это разные роли и разные подключения: перевозочные документы обрабатываются в контуре ИС ЭПД, счета-фактуры и УПД — в контуре ЭДО.

Накладная сопровождает перевозку, выполняемую сторонним лицом на основании договора перевозки. Оформление не требуется в следующих случаях:

• перевозка груза собственным транспортом для собственных нужд — оформляется путевой лист;
• перемещение товара между складами одной организации без смены собственника — оформляются ТОРГ-13, бумажная накладная или М-11 и путевой лист. В данном сценарии формирование ЭТрН возможно только в случае если договором перевозки и экспедиторским договором предусмотрено формирование электронных перевозочных документов;
• перевозка собственного груза собственным водителем на транспортном средстве, арендованном без экипажа, — договор перевозки отсутствует.

Форма путевого листа — бумажная либо электронная, по выбору организации. Обязательные реквизиты установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Электронная форма путевого листа обязательна с 01.03.2027 только при перевозке пива, пивных напитков и спиртосодержащей непищевой продукции собственным транспортом (Федеральный закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ, статья 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ); для остальных перевозок применение электронного путевого листа остаётся добровольным. Обязательность с 01.09.2026 относится к перевозочным документам, а не к путевому листу.

Не допускается. При отсутствии договора перевозки основания для оформления накладной отсутствуют. Правомерными являются три варианта: привлечение наёмного перевозчика — индивидуального предпринимателя или транспортной компании по договору перевозки; выделение транспортного юридического лица в составе группы компаний; оформление доставки в качестве отдельной услуги перевозки.

Если доставка оплачивается контрагентом отдельно, допустимо выделить договор перевозки с этим контрагентом и оформлять накладную на его основании.

Да. Обязанность операторов ИС ЭПД обеспечивать взаимодействие между своими системами закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ; независимо от роуминга каждый аккредитованный оператор направляет сведения в ГИС ЭПД. Техническую зрелость взаимодействия конкретной пары операторов рекомендуется проверять на пилотном маршруте до масштабирования.

Да. Механизм получения документов не зависит от того, какого оператора ЭДО использует организация. Каждая компания при получении ящика у оператора получает уникальный идентификатор — ФНС ID, в котором закодированы и оператор, и адрес ящика внутри него. Именно по ФНС ID система определяет, с какого оператора поступит документ. Технически приём ЭТрН от партнёров через Калуга-Астрал работает по тому же принципу, что и через СБИС.

Существенная оговорка: приём работает только при наличии роуминговой связи с конкретным контрагентом. Между крупными операторами действует автороуминг — достаточно найти контрагента по ИНН и КПП и один раз отправить приглашение либо первый документ, далее обмен с ним идёт автоматически; при отсутствии автосвязи оператору подаётся заявка. Связь устанавливается один раз на пару участников: под каждую последующую поставку поднимать её не требуется, заново она нужна только под нового контрагента. Указанное относится к системе ЭТрН в целом и не является особенностью конкретного оператора.

Оператор для каждого участника указывается в модуле, идентификатор контрагента запрашивается у оператора автоматически, связку с контрагентом оператор создаёт по документу — отдельная ручная подача заявки на связку в модуле не требуется. При внедрении первый рабочий маршрут проходится совместно с Zakupki.Help; порядок взаимодействия по конкретному оператору подтверждается при подключении.

Ситуация является штатной: это два независимых контура обмена.

1. Бухгалтерский и перевозочный контуры разведены изначально. Оператор ЭДО обслуживает счета-фактуры и УПД и обменивается с ФНС России; перевозочные документы (ЭТрН, заказ, заявка) он не обрабатывает. Их ведёт оператор ИС ЭПД, работающий с ГИС ЭПД Минтранса России. Наличие у контрагента разных операторов для бухгалтерии и для перевозочных документов конфликтом не является. Обратная сторона: настроенный обмен по УПД сам по себе не означает готовности к ЭТрН — под перевозочные документы требуется отдельное подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД.
2. Модуль ЭТрН работает поверх операторов и поддерживает несколько одновременно. Модуль оператором не является; схема взаимодействия: 1С клиента → модуль → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД. Мультипровайдерная шина обеспечивает единый бизнес-процесс при одновременной работе с несколькими операторами, поэтому в одной базе допустимо вести УПД через своего оператора ЭДО, а накладные — через оператора ИС ЭПД, без раздвоения процессов. На начальном этапе поддержаны Контур.Логистика, Калуга-Астрал, СберКорус, Эдисофт, Saby (СБИС).
3. Маршрутизация определяется ФНС ID контрагента. Идентификатор является сквозным среди всех операторов и содержит указание на оператора и на ящик внутри него. В карточке контрагента указывается тот ФНС ID, который относится к перевозочному контуру, — по нему модуль определяет, через какого оператора будет передан титул. При смене контрагентом оператора достаточно изменить ФНС ID в 1С; повторное внедрение не требуется.
4. Межоператорский обмен закреплён нормативно. Роуминг между операторами ИС ЭПД обеспечивается через ГИС ЭПД и является обязательным для всех операторов.

Применяются следующие способы: работа в веб-кабинете оператора, обмен по API, коннекторы, специализированные модули для 1С и SAP, мобильные приложения для водителей. Веб-кабинет требует ручного ввода данных по каждой накладной — при регулярном потоке рейсов это сопряжено с существенными трудозатратами и риском ошибок в титулах, поэтому организации с постоянными отгрузками используют формирование документов непосредственно в учётной системе.

Срок хранения электронных перевозочных документов соответствует сроку хранения документов, оформленных на бумажном носителе. Документы хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД, участники перевозки дополнительно обеспечивают их хранение в собственных информационных системах. Для первичных учётных документов действует пятилетний срок, установленный статьёй 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Выгрузка архива на серверы организации технически реализуема.

Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ внёс во все три нормы единое уточнение: и в этих случаях сохраняется возможность сформировать документ в электронной форме. Для транспортной накладной такая возможность реализуется, если это предусмотрено договором перевозки груза; для заказа и заявки — по договорённости сторон договора перевозки груза; для экспедиторских документов — если это предусмотрено договором транспортной экспедиции. Различие формулировок следует учитывать при подготовке договоров: по накладной и экспедиторским документам требуется условие договора, по заказу и заявке достаточно договорённости сторон.

Практическое значение для организации состоит в следующем. Бумажная форма в определённых Минтрансом России случаях является правом, а не предписанием, поэтому единый электронный процесс допустимо сохранить по всему потоку рейсов без исключений. Условие о применении электронной формы целесообразно заранее закрепить в договоре перевозки либо транспортной экспедиции — именно договор служит основанием для сохранения электронного оборота. Отдельный бумажный сценарий работы для таких перевозок при наличии соответствующего условия в договоре не требуется.

Минтранс расширил перечень случаев, при которых возможно оформление транспортных накладных на бумажном носителе

Отметим, что Министерство транспорта Российской Федерации внесло изменения в приказ № 262 от 2.09.2026г., расширяющие перечень случаев, при которых допускается оформление транспортной накладной и заказа-заявки на бумажном носителе.

Изменения уточняют требования к порядку оформления документов при перевозке грузов военного назначения. Бумажная документация допустима при оказании услуг по транспортировке таких грузов, когда грузоотправителями или грузополучателями выступают ключевые государственные органы. К ним относятся Министерство обороны, Министерство внутренних дел, Федеральная служба войск национальной гвардии, Федеральная служба безопасности, Министерство по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, Служба внешней разведки и Федеральная служба охраны.

Приказ устанавливает случаи, когда допустимо использование бумажных документов при перевозке грузов по территориям, где введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации. Это распространяется также на территории, где действуют чрезвычайное положение, военное положение или правовой режим контртеррористической операции.

Новые правила охватывают перевозку специальных грузов, определение которых дано в Федеральном законе об автомобильных дорогах. Кроме того, возможность использования бумажной документации распространяется на транспортировку периодических печатных изданий.

Приказ также вносит уточнение к бумажному оформлению при перевозке продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности. Это касается операций, осуществляемых в соответствии с законодательством о военно-техническом сотрудничестве Российской Федерации с иностранными государствами и нормами экспортного контроля.