Кейс: перемещение между своими складами

Как оформить транспортную накладную, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же юридическое лицо, а перевозку выполняет сторонняя транспортная компания.

Организация ведёт складскую сеть: центральный распределительный склад и несколько региональных площадок. Товар регулярно перебрасывается между ними — под сезон, под региональный спрос, под пополнение остатков.

Исходные данные сценария:

Вопрос, с которого начинается разбор: нужна ли здесь транспортная накладная вообще, и если нужна — в какой форме её оформлять после 1 сентября 2026 года.

---

Да, накладная требуется. Определяющим признаком является не смена собственника, а наличие договора перевозки.

Транспортная накладная — документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза (статья 785 Гражданского кодекса Российской Федерации, часть 1 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Переход права собственности фиксируется другими документами — УПД, актом — и к накладной отношения не имеет.

Отсюда разные исходы для внешне похожих ситуаций:

То, что грузоотправитель и грузополучатель совпадают, обязанности оформить накладную не отменяет: договор перевозки со сторонним лицом заключён, услуга оказана, документ должен её подтверждать.

---

Здесь сценарий выходит на развилку, которой нет у обычной поставки.

Общее правило. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется в электронной форме — альтернатива «бумажный носитель либо электронная накладная» из части 1 статьи 8 Устава автомобильного транспорта исключена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Случаи оформления на бумажном носителе определяет Минтранс России.

Исключение, под которое попадает этот сценарий. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262, действующий с 01.09.2026 по 01.09.2032, устанавливает закрытый перечень случаев, в которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. В перечень входит в том числе случай совпадения грузоотправителя и грузополучателя в одном лице — то есть перемещение внутри организации.

Уточнение, появившееся 4 августа 2026 года. Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ дополнил норму: отнесение перевозки к «бумажным» случаям электронную форму не исключает. Транспортная накладная может быть сформирована в электронном виде и в этих случаях — если это предусмотрено договором перевозки груза.

Итог для данного сценария:

Бумажная форма здесь — право, а не предписание. Организация выбирает форму сама. Электронная форма сохраняется при наличии соответствующего условия в договоре перевозки. Жёсткого дедлайна 1 сентября 2026 года по таким рейсам у организации нет.

Что выбрать на практике

Рекомендация. Если организация в любом случае переходит на ЭТрН по поставкам — а по ним переход обязателен, — содержать отдельный бумажный контур ради внутренних перемещений нерационально: это второй регламент, второе обучение и второй архив ради меньшей части рейсов. Практичнее закрепить в договорах перевозки условие об электронной форме и вести все рейсы единообразно.

Что для этого нужно сделать. Внести в договор перевозки либо заключить дополнительное соглашение с условием примерно такого содержания: «Транспортная накладная по перевозкам в рамках настоящего договора формируется в электронной форме в порядке, установленном статьёй 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, в том числе в случаях, отнесённых Минтрансом России к оформлению на бумажном носителе». Именно договор служит основанием сохранить электронный оборот.

---

Путевой лист в этом сценарии выписывает перевозчик, а не организация: транспорт и водитель принадлежат ему. Форма путевого листа — бумажная либо электронная, по выбору перевозчика; обязательные реквизиты установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

---

Ключевая особенность: одно и то же юридическое лицо указывается дважды — в разделе грузоотправителя и в разделе грузополучателя, с разными адресами.

Пункты погрузки и выгрузки берутся из справочника складов, а не из юридического адреса организации — это самая частая ошибка настройки в данном сценарии.

Полномочия подписантов. Титул грузоотправителя и титул грузополучателя подписываются квалифицированной электронной подписью. Если подписывает не руководитель, а кладовщик или логист, требуется машиночитаемая доверенность. Практический нюанс сценария: одно и то же лицо не может находиться одновременно на обоих складах, поэтому полномочия оформляются раздельно — ответственному на складе отгрузки и ответственному на складе приёмки.

---

6.1. Основанием может быть любой документ 1С

Модуль не привязан к одному конкретному виду документа. Накладная формируется из любого документа учётной системы, из которого организация выписывает транспортную накладную: «Реализация товаров и услуг», «Транспортная накладная», «Задание перевозчику», «Маршрутный лист», «Перемещение» либо иной документ конкретной конфигурации, в том числе самописный. В настройке процесса указывается тип документа-основания, а соответствие его полей полям титула задаётся маппингом. Поэтому сценарий настраивается один раз и далее работает без ручного ввода.

6.2. Главная сложность сценария: в «Перемещении» мало данных

Документ «Перемещение» — внутренний учётный документ. Он содержит организацию, склад-отправитель, склад-получатель и номенклатуру. Реквизитов перевозки в нём, как правило, нет вовсе, а транспортная накладная требует их обязательно:

Из этого следует главный вывод по внедрению: до настройки процесса нужно решить, откуда модуль возьмёт каждый обязательный реквизит. Без такого решения накладная будет формироваться наполовину пустой и дозаполняться руками по каждому рейсу — что обесценивает автоматизацию.

Возможны два пути, и они не исключают друг друга.

Путь 1. Дорасширить сам документ «Перемещение». В документ добавляются недостающие реквизиты — перевозчик, водитель, транспортное средство, масса брутто и метод определения, количество мест, тара, план подачи, стоимость перевозки. Модуль забирает их напрямую по маппингу.

• Подходит, если перемещения простые: один документ равен одному рейсу.
• Требует доработки конфигурации и, как следствие, сопровождения доработки при обновлениях.
• Логисты и кладовщики заполняют перевозочные данные в привычном документе, отдельного места ввода не появляется.

Путь 2. Вести перевозочные данные в отдельном документе и связывать его с «Перемещением». Реквизиты рейса вносятся в «Задание перевозчику», «Маршрутный лист», заявку на транспорт либо иной документ, применяемый организацией, а «Перемещение» указывается в нём как основание. Модуль настраивается на этот документ, а номенклатуру и склады подтягивает по связи с «Перемещением».

• Подходит, когда рейс не совпадает с перемещением один к одному: несколько перемещений едут одной машиной либо одно перемещение разбивается на несколько рейсов.
• Ближе к реальному процессу транспортного отдела: перевозку планирует логист, а не кладовщик.
• Требует дисциплины связи: перемещение без связанного документа рейса накладную не породит.

Выбор пути определяется на обследовании до настройки. Ориентир простой: если рейс и перемещение соотносятся один к одному — расширяем «Перемещение»; если нет — заводим отдельный документ рейса и связываем.

6.3. Контроль полноты данных

Какой бы путь ни был выбран, полнота реквизитов должна проверяться до подписания, а не в момент, когда машина уже под погрузкой:

• в маппинге неизменные реквизиты задаются постоянными значениями — например, метод определения массы, вид тары, способ упаковки, лицо, осуществляющее погрузку;
• триггер-запрос настраивается так, чтобы в обработку попадали только документы с заполненными перевозочными реквизитами;
• незаполненные обязательные поля модуль показывает статусом «Требуется ввод данных» — этот статус на этапе опытной эксплуатации отслеживается отдельно;
• перед запуском проводится сверка: по нескольким закрытым рейсам сопоставляются данные документа-основания и фактически ушедшие в накладную реквизиты.

6.4. Настройка процесса

Раздел «Интеграция с 1С» → «Настройка процессов (EDI, ЭДО)», процесс «Исходящая накладная»:

Триггер здесь принципиален: если его не сузить, модуль начнёт формировать накладные на все перемещения подряд, включая рейсы собственным транспортом, где накладная не требуется.

Справочники, заполняемые до запуска:

• «Наши склады» — каждый склад с адресом, участвующий в перемещениях;
• «Организации» — ИНН, признак подписания;
• «Контрагенты» — перевозчики с указанием оператора и идентификатора участника ЭДО;
• «Подписанты» — сертификаты квалифицированной подписи и машиночитаемые доверенности ответственных на обоих складах.

Одновременно настраивается процесс «Входящая накладная» — по нему сотрудник склада-получателя примет и подпишет титул грузополучателя. В этом сценарии организация выступает по одной накладной с обеих сторон, поэтому оба процесса нужны сразу.

---

Склад отгрузки

1. Провести документ «Перемещение» в 1С.
2. Нажать «Выполнить все обмены», открыть сформированную исходящую накладную.
3. Проверить карточку: стороны и маршрут; сведения о передаче груза — масса брутто и метод её определения, количество грузовых мест, водитель и транспортное средство, прибытие и убытие; сведения о грузе; сопроводительные документы.
4. Нажать «Подписать» — титул грузоотправителя уходит перевозчику. Статус накладной: «На погрузке».

Перевозчик подписывает свой титул, фиксируя приём груза. Статус меняется на «В пути». Водитель предъявляет по требованию контролирующих органов идентификатор накладной; отдельная подпись водителя не требуется.

Склад приёмки

5. Нажать «Выполнить все обмены», открыть входящую накладную со статусом «В пути».
6. Указать результат приёмки: «Груз принят»; «Груз принят частично» — с фактическим количеством и массой брутто; «Отказ в приёмке груза» — с указанием причины.
7. Заполнить план прибытия, факт прибытия и убытия, общие сведения о состоянии груза.
8. Нажать «Подписать и отправить Титул 3».

Перевозчик формирует завершающий титул о сдаче груза — цепочка закрыта. Адреса грузополучатель не вводит: они заданы в титуле грузоотправителя. Сведения о грузе подставляются в титул приёмки автоматически.

Если при приёмке выявлена недостача. Порядок тот же, что и по обычной поставке: в титуле грузополучателя указывается фактически принятое количество, проставляется отметка о расхождении и реквизиты акта. Внутри организации расхождение дополнительно отрабатывается учётным документом по перемещению — накладная его не заменяет.

---

---

Обязанность оформить накладную

Форма документа: бумажная либо электронная

Обмен, подписи, хранение

---

• [ ] Разделены рейсы собственным транспортом и рейсы наёмным перевозчиком — накладная требуется только по вторым
• [ ] Принято решение по форме документа: бумажная (право по перечню Минтранса России) либо электронная (единый процесс)
• [ ] При выборе электронной формы условие о ней внесено в договор перевозки либо дополнительное соглашение
• [ ] Перевозчик подключён к оператору ИС ЭПД, проверен идентификатор участника, при разных операторах — роуминг
• [ ] Справочник «Наши склады» заполнен адресами всех площадок
• [ ] Определён источник каждого обязательного реквизита накладной, которого нет в «Перемещении», — перевозчик, водитель, транспортное средство, масса, тара, план подачи, стоимость перевозки
• [ ] Выбран путь: расширение документа «Перемещение» либо отдельный документ рейса, связанный с перемещением
• [ ] Процесс «Исходящая накладная» настроен на выбранный документ-основание, триггер сужен по признаку наёмной доставки и полноте данных
• [ ] Процесс «Входящая накладная» настроен — организация принимает груз сама у себя
• [ ] Квалифицированные подписи и машиночитаемые доверенности оформлены раздельно на ответственных склада отгрузки и склада приёмки
• [ ] Сохранён порядок оформления внутреннего учётного документа на перемещение
• [ ] Проведён тестовый рейс с полным закрытием цепочки титулов

---

Материал подготовлен по практике внедрения модуля ЭТрН для 1С. Правовые положения актуальны на 26.08.2026 и подлежат повторной сверке при изменении нормативных актов и форматов.